Fehler bei der ERP-Einführung
Eine ERP-Softwarelösung die effektiv arbeitet, bringt viele Vorteile mit sich. Besonders, wenn diese bei der Einführung richtig implementiert wird. Die effiziente Steigerung der Produktivität und Rentabilität kann nur erfolgen, wenn den einzelnen Wertschöpfungsprozessen im Unternehmen Rechnung getragen wird. Ein komplettes Scheitern einer ERP-Einführung ist selten und beschränkt sich meist auf große Konzernprojekte. Erfahrungsgemäß bringt die oberflächliche Planung von ERP Einführungen aber mit sich, dass gesteckte Ziele nur teilweise erreicht werden. Die Ausuferung des Zeit- und Kostenrahmens gehen einher mit der unklaren Definition von Zielen und dem fehlenden Abstecken von Meilensteinen. Um eine ERP-Softwarelösung in den Händen zu halten die effektiv arbeitet gilt es, im Konkreten folgende Fehler zu vermeiden:
Geringe Berücksichtigung der bestehenden Prozesse
Ein systematisches Aufzeichnen sämtlicher Prozesse im Unternehmen ist unerlässlich. Dadurch wird die IST-Situation ganzheitlich erfasst. Zugleich kann erörtert werden, bei welchen Prozessen Optimierungspotential besteht. Der Einbezug der Mitarbeiter als Träger dieser Prozesse ist dabei Voraussetzung. Erst die abteilungsübergreifende Kommunikation ermöglicht einen gesamtheitlichen Blick auf das große Ganze und führt dazu, dass Schnittstellen klar aufgezeichnet werden. Der umgekehrte Fall würde mit sich bringen, dass die eingeführte ERP-Softwarelösung nur Teilprozesse im Unternehmen berücksichtigt. In jenem Fall müsste durch die fortlaufende Verwendung des Systems erkannt werden, dass die gesetzten Ziele nicht den geschaffenen Möglichkeiten entsprechen.
Wahl des falschen ERP-Anbieters
Eine ERP-Einführung kann nicht als reines IT-Projekt eingestuft werden. Vielmehr handelt es sich hierbei um ein Vorhaben das sämtliche Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen betrifft. Vor diesem Hintergrund erhält das Auswahlverfahren zum passenden ERP-Anbieter einen ganz anderen Stellenwert. Eine klare Festlegung der Soll-Prozesse durch ein Lastenheft lässt erkennen, welcher Anbieter die passenden Voraussetzungen mit sich bringt. Wird zu wenig Zeit in das Auswahlverfahren investiert, fällt die Wahl möglicherweise auf Anbieter deren Lösung nicht den gesamten Wertschöpfungsprozess abdecken. Im Gegensatz dazu könnte jedoch auch die Wahl auf ein System fallen, dessen Funktionalitäten bei weitem die Notwendigkeiten des jeweiligen Unternehmens übertreffen. Komplizierte Funktionen und hohe Kosten wären die Folge. Bringt die neu-implementierte Softwarelösung zudem eine gewisse „Starrheit“ mit sich, so kann nur erschwert möglichen Erweiterungen Rechnung getragen werden.
Fehlende Expertise im Projektmanagement
Professionelles Projektmanagement basiert auf Erfahrung und bis zu einem bestimmten Grad auch aus dem Lernen von Fehlern der Vergangenheit. Wie beschreiben muss die Einführung einer ERP-Softwarelösung als betriebsumfassendes Projekt gesehen werden, bei dem die Entscheider samt Mitarbeiter eingebunden werden müssen. Ein Projektteam ohne Entscheidungskompetenz in Bezug auf Budget, Zeitplanung und Zieldefinition wird nur schwer zufriedenstellende Resultate erzielen. Aufgabe des Projektmanagers ist es, Kompetenzen zu definieren, Aufgaben abzustecken und Meilensteine zu setzen. Der Kunde sollte zu jedem Zeitpunkt wissen, welcher Schritt auf dem Nächsten folgt. Folgende Fragen sollten beantwortet werden: Welche Maßnahmen werden durch wen, in welcher Tiefe, bis wann, umgesetzt?
Bringt der jeweilige Projektmanager Expertise für die Branche des Kunden mit, besteht ein Grundverständnis für die Anforderungen des Unternehmens. Zudem können Best-Practice-Lösungen umgesetzt werden.
Geringe Einbindung der Mitarbeiter
Die erfolgreiche Einführung der ERP-Softwarelösung steht und fällt mit der Akzeptanz der Mitarbeiter. Werden diese im Implementierungsprozess eingebunden, fließt einerseits deren Expertise mit ein, andererseits werden vorab mögliche Zweifel beseitigt. Auf gewohnte Arbeitsweisen zu verzichten, fällt verständlicherweise vielen Mitarbeitern schwer. Zudem kann der Eindruck entstehen, dass die Softwarelösung Man-Power ersetzen soll. Sobald die Mitarbeiter selbst zur Implementierung des Systems beitragen und den Mehrwert durch die vereinfachten und übersichtlichen Arbeitsprozesse erkennen, steigt die bereichsübergreifende Akzeptanz der Anwender. Grundvoraussetzung ist die Anwenderfreundlichkeit des Systems und die kontinuierliche Schulung der Mitarbeiter die dazu beiträgt, dass die Lösungen richtig angewandt werden.
Systemfunktionen werden nicht voll genutzt
Nach der ERP-Einführung ist vor der ERP-Einführung. Ist das System implementiert und sämtliche Workflow-Prozesse abgebildet, sollte das Projekt nicht als beendet angesehen werden. Ständige Anpassungen der ERP-Softwarelösung an den laufenden Betrieb tragen dazu bei, dass die Effektivität gesteigert wird und neu-entstandene Workflow-Prozesse ebenfalls ihre Berücksichtigung finden.
Neben den technischen Eigenschaften einer ERP-Softwarelösung, sollte demzufolge auch auf die Umsetzungskompetenz der jeweiligen Anbieter geachtet werden. Damit Sie nach der ERP-Einführung eine Softwarelösung in den Händen halten, die den größtmöglichen Nutzen erzielt.
