Durchgängiger Arbeitsprozess vs. Insellösung

Angebote in Word, Kalkulation in Excel, Zeiterfassung mit x, Produktionsplanung mit y. Sie kennen das?  Bis zu einer gewissen Firmengröße alles schön und gut, doch ein durchgängiger Arbeitsprozess sieht anders aus.

Erhöhte Kosten und verkomplizierte technische Anforderungen

Heterogene Systemlandschaften erfordern meist teure Schnittstellen und führen durch Mehrfacheingaben zu Fehlerquellen. Erhöhte Kosten durch intransparente und ineffiziente Prozesse sind die Folge. Auch in Bezug auf die technischen Infrastrukturen entsteht ein finanzieller Mehraufwand. Da jede Softwarelösung ihre speziellen Anforderungen mit sich bringt, muss ein System aufrecht erhalten werden das kostenintensive Updates und Backups mit sich bringt.

Wenn jeder sein eigenes Süppchen kocht…

Insellösungen sind meist historisch gewachsen und basieren darauf, dass unterschiedliche Wertschöpfungsprozesse im Unternehmen unterschiedliche Anforderungen mit sich bringen. Einzelne Mitarbeiter bzw. ganze Abteilungen haben sich im Laufe der Zeit gewisse Arbeitsweisen zurechtgelegt, die zur effektiven Bearbeitung des einzelnen Prozesses beitragen. Der Wertschöpfungsprozess als Ganzes, wurde dabei aber leider außenvor gelassen. So kocht jeder im wahrsten Sinne des Wortes sein eigenes Süppchen.

Wenn es nun darum geht alle Mitarbeiter an einen Tisch zu bringen, mag dies zunächst einen gewissen Grad an Skepsis erzeugen da das Abwenden von Standardprozessen oft schwerfällt. Sobald jedoch die tägliche Arbeit durch den erhöhten und klar definierten Informationsfluss augenscheinlich erleichtert wird, und neben Zeit und Geld auch Nerven gespart werden, ist der Mehrwert durchgängiger Arbeitsprozesse nicht mehr wegzudenken.

Die Vorteile durchgängiger Arbeitsprozesse liegen dabei klar auf der Hand:

• Eine einheitliche Datenbasis garantiert, dass Mehrfacherfassungen vermieden werden.
• Prozessentwicklungen können in Echtzeit eingesehen werden, somit ist jeder Mitarbeiter auf dem aktuellsten Stand.
• Betriebliche Kennzahlen können schnell, übersichtlich und wahrheitsgetreu wiedergegeben werden.
• Mitarbeiter spezialisieren sich auf die Anwendung einer Lösung und müssen nicht verschiedene Anwendungen beherrschen.
• Die Verwaltung der Software beschränkt sich auf ein System. Unzählige Updates für verschiedene Lösungen werden somit überflüssig.
• Es werden Kosten durch die Vermeidung unzähliger Schnittstellen und deren Wartung gespart.

Je mehr Prozesse im Unternehmen durch eine durchgängige Softwarelösung unterstützt werden, desto eher kann der Workflow transparent und ressourcenschonend gestaltet werden.

Nicht zuletzt spielt die Skalierbarkeit der Lösung eine wichtige Rolle. Diese garantiert, dass sich die Software den möglichen Veränderungen im Unternehmen anpasst.